El 25 de mayo de 2018 entró en vigor el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, RGPD), que establece de forma directa las normas aplicables en esta materia en los Estados pertenecientes a la Unión Europea. Esta norma apenas incluye regulación en materia de relaciones laborales, de forma que para aplicar los límites de la protección de datos hay que adaptar sus reglas generales a este ámbito concreto.

En el Considerando 115 de la Exposición de Motivos del RGPD se recoge que los Estados miembros de la Unión Europea tienen que establecer normas específicas relativas al tratamiento de datos personales de los trabajadores. Pero, esta actuación no solo podrá llevarse a cabo a través de leyes, sino también se puede desarrollar mediante convenios colectivos, no solo de sector, sino incluso también de ámbito empresarial.

En este sentido, el artículo 88 del RGPD repite que es posible establecer normas específicas relativas al tratamiento de datos personales de las personas trabajadoras en el ámbito laboral por parte de los Estados miembros, pero, además, mediante convenio colectivo, incluso de empresa. Entre las materias que se pueden regular, continúa el precepto, están las relativas a las  condiciones en las que los datos personales pueden ser objeto de tratamiento en el ámbito laboral siempre sobre la base del consentimiento del trabajador, los fines de la contratación, la ejecución del contrato laboral, incluido el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la ley o por convenio colectivo, la gestión, planificación y organización del trabajo, la igualdad y seguridad en el lugar de trabajo, la salud y seguridad en el trabajo, así como a los fines del ejercicio y disfrute, sea individual o colectivo, de derechos y prestaciones relacionados con el empleo y a efectos de la rescisión de la relación laboral.

Una vez listados los temas que pueden ser desarrollados, la norma europea señala la necesidad de incluir medidas adecuadas y específicas para preservar la dignidad humana de los interesados y sus derechos fundamentales. Y, además, recuerda que habrá que prestar especial atención a la aplicación del principio de transparencia del tratamiento, a la transferencia de los datos personales dentro de un grupo empresarial o de una unión de empresas dedicadas a una actividad económica conjunta y a los sistemas de supervisión en el lugar de trabajo.

Por otra parte, ya en el ámbito nacional, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en adelante LOPD, en su artículo 91 señala que los convenios colectivos podrán establecer garantías adicionales de los derechos y libertades relacionados con el tratamiento de los datos personales de los trabajadores y la salvaguarda de derechos digitales en el ámbito laboral. En este caso, el papel de los convenios se determina como garante de derechos fundamentales.

Establecido el marco legal del papel de la negociación colectiva en el ámbito de la protección de los datos personales de las personas trabajadoras, a continuación, se analiza someramente qué están regulando los convenios colectivos en esta materia, para lo cual se ha elegido el examen de una muestra de convenios colectivos aprobados en 2022 en el ámbito sectorial estatal, aunque como ya se ha puesto de manifiesto también es posible el desarrollo de estas materias en el ámbito del convenio de empresa.

Sobre el uso de dispositivos digitales y la videovigilancia

Aunque el artículo 88 del RGPD menciona a los medios de supervisión del trabajo como un elemento prioritario que debe ser regulado directamente por los Estados o mediante negociación colectiva, no obstante, esta última apenas establece articulado en materia de control de dispositivos digitales y videovigilancia.

En ocasiones, como en el Convenio colectivo de elaboradores de productos cocinados para su venta a domicilio (BOE 29 de julio de 2022), se pone de manifiesto de forma general la limitación de la norma de protección de datos personales en estos controles de forma excesivamente genérica: “Las personas trabajadoras tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por la empresa, a la desconexión digital y a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización en los términos establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales y garantía de derechos digitales. A tal efecto, en las empresas, y con la intervención de la representación legal de los trabajadores, se establecerán los oportunos protocolos que implementen y desarrollen esta serie de derechos y obligaciones”.

El artículo 87 de la LOPD regula el derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral y determina que los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad. En este ámbito, algunos convenios colectivos recogen cómo se puede llevar a cabo este obligatorio protocolo. Por ejemplo, el Convenio colectivo de la industria fotográfica (BOE 5 de agosto de 2022) pone de manifiesto que  “se les entregará las instrucciones relativas a procedimientos, métodos, protocolos de uso de dispositivos, herramientas y soporte técnico que se hayan puesto en marcha como consecuencia de la implantación del trabajo a distancia, así como todo lo relativo a confidencialidad, protección de datos y medidas de vigilancia y control de las personas trabajadora”.

Más completo es el IV Convenio colectivo estatal de la industria, las nuevas tecnologías y los servicios del sector del metal (BOE 12 de enero de 2022), que regula de forma más exhaustiva las cuestiones que atañen al control de medios informáticos y videovigilancia. Se inicia recogiendo los principios generales de aplicación a este ámbito: “El tratamiento de datos en las empresas se regirá por el principio de intervención mínima y proporcionalidad al fin pretendido, así como por las disposiciones comunes contenidas en este capítulo. Las personas que accedan a los datos personales de las personas trabajadoras deberán guardar el deber de secreto y confidencialidad respecto de la información a la que tuvieran acceso en el transcurso del desarrollo de su actividad”, para luego poner de manifiesto que estas obligaciones subsisten después de finalizar sus relaciones con el titular de los datos o con la empresa” Más adelante articula unas disposiciones de aplicación común y anuncia la creación de una comisión para la protección de datos personales para colaborar con el desarrollo de las obligaciones que regula. Incluso, de forma genérica, recomienda la elaboración y propuesta de acciones de formación y de sensibilización de las personas trabajadoras en relación con la protección de datos personales y derechos digitales.

Pero, además, concreta las actuaciones empresariales a desarrollar por la empresa con el fin de “acceder a los contenidos derivados del uso de los medios digitales facilitados a la persona trabajadora”. Se entregará a las personas trabajadoras los criterios de utilización, en cuya determinación participará la representación legal de los trabajadores. En concreto, hay que establecer en la normativa interna, entre otras cuestiones: el uso y acceso a los sistemas, uso de correo electrónico de la empresa, instalación de programas o almacenamiento de la información, así como la definición del acceso al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso para fines privados.

En concreto, sobre la videovigilancia, el convenio analizado limita la utilización de sistemas similares para la grabación de sonidos en el lugar de trabajo y la aplicación de los límites legales al tratamiento de los datos, previa información a las personas trabajadoras.

Sobre el uso de los instrumentos de geolocalización

La geolocalización suele ocupar algo más asiduamente a la negociación colectica que la videovigilancia y los medios informáticos, aunque igualmente la extensión de su regulación es muy variada, no tanto su contenido.

 Así, por ejemplo, el IV Convenio colectivo estatal de la industria, las nuevas tecnologías y los servicios del sector del metal (BOE 12 de enero de 2022) señala que su aplicación está limitada por el derecho a laintimidad y recoge la necesaria información sobre el uso de los dispositivos a las personas trabajadoras. “Igualmente, deberán informarles acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión”. Por otro lado, “se establece la obligación de las empresas de garantizar que, cualquier dispositivo de geolocalización implantado, cese o deje de estar operativo a partir del momento en que finalice la jornada laboral de la persona trabajadora”. En esta redacción, si bien se recogen obligaciones genéricas en relación a la geolocalización, sin embargo, sirve de recordatorio sobre los principales límites aplicables al control empresarial en relación a estos instrumentos.

A veces es mucha más parca la regulación convencional, limitándose a recordar que existen límites al control empresarial. Así, el Convenio colectivo de recuperación y reciclado de residuos y materias primas secundarias
(BOE 25 de julio de 2022) señala que “los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores se ajustarán lo dispuesto en la legislación vigente”.

El derecho a la desconexión digital

Siendo casi una excepción encontrar cuestiones relativas a la protección de datos personales en la negociación colectiva, se recogen con más habitualidad temas relativos a la desconexión digital, lo cual es lógico en cuanto a que el artículo 88 remite a la negociación colectiva su desarrollo.

Algunos convenios, simplemente remiten su regulación a los convenios colectivos de empresa, así por ejemplo el Convenio colectivo del ámbito estatal para las industrias del frío industrial (BOE 2 de julio de 2022). Pero, en general, se establecen los medios afectados, la prohibición de sancionar por ejercitar el derecho y sus límites de acuerdo con determinadas necesidades de las empresas de forma muy similar. Valgan de ejemplo los convenios a continuación mencionados.

Así, hay convenios que regulan este derecho de forma exhaustiva como, por ejemplo, el Convenio colectivo de bolsas y mercados españoles (BOE 23 de septiembre de 2022), que empieza declarando que hay que garantizar a la plantilla el derecho a la desconexión digital una vez finalizada la jornada laboral (también en vacaciones y permisos), reconociendo el derecho a no responder a cualesquiera comunicaciones efectuadas por cualquier medio (correo electrónico, teléfono, etc.) tanto a las personas trabajadoras que desarrollan su trabajo presencial como mediante trabajo a distancias. Aunque, eso sí, determina ciertos límites a este derecho cuando concurran circunstancias de causa de fuerza mayor o que supongan un significativo, inminente o evidente posible perjuicio empresarial o del negocio, y cuya urgencia temporal necesita de una respuesta inmediata.

Asimismo, hace mención a cuestiones más concretas como la racionalización de los horarios de convocatoria de reuniones; la puesta en marcha de acciones de formación y sensibilización dirigidas a las personas trabajadoras sobre la protección y respeto del derecho a la desconexión digital y sobre un uso razonable y adecuado de las nuevas tecnologías; y la prohibición de establecer medidas sancionadoras por el ejercicio del derecho a la desconexión digital. Para el control de estas cuestiones, se establece una Comisión de seguimiento que se reunirá periódicamente.

El Convenio colectivo de elaboradores de productos cocinados para su venta a domicilio
(BOE 29 de julio de 2022) extiende el derecho a la desconexión al tiempo de descanso y de vacaciones, durante el cual no hay que atender a las comunicaciones telefónicas, mensajes o correos electrónicos, valorándose las diferentes casuísticas y tratamientos diferenciados que puedan existir e instando a las empresas, con audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras, a elaborar un protocolo que formalice este nuevo aspecto. Se complementa con otras obligaciones como actuaciones de comunicación y sensibilización, dirigidas a las plantillas, a los mandos intermedios y a la dirección de la empresa sobre las pautas de trabajo derivadas del protocolo, y sobre el uso razonable de las comunicaciones y medios digitales.

Por su parte, el Convenio Colectivo estatal del sector de industrias cárnicas (BOE 13 de julio 2022) recuerda como el desarrollo tecnológico viene permitiendo la comunicación entre la persona trabajadora y su entorno laboral a través de dispositivos digitales con independencia del momento y lugar en el que se encuentre, y su uso abusivo puede conllevar la confusión entre tiempo de trabajo y tiempo de descanso. Sigue señalando que el correcto ejercicio de la desconexión digital potenciará la conciliación de la actividad profesional y la vida personal sin perjuicio de las necesidades, naturaleza y objeto de la relación laboral. Posteriormente ordena su uso racional de acuerdo con lo indicado en la LOPD y determina que habrá que poner en marcha una política interna en la empresa que defina las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión digital, que establezca, en concreto, acciones de información, formación y sensibilización de las personas trabajadoras sobre un uso razonable del uso de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática, con especificidades dirigidas a los mandos, así como respecto a las personas trabajadoras que prestan sus servicios a distancia u otros colectivos que así lo requieran. Una vez más se pone de manifiesto que, en todo caso, se admite la realización de aquellas comunicaciones, de imposible dilación, entre empresa y persona trabajadora.

En idéntico sentido, el Convenio colectivo de recuperación y reciclado de residuos y materias primas secundarias (BOE 25 de julio de 2022) reconocen el derecho a la desconexión digital de los trabajadores, reduciendo la fatiga informática y creando un entorno laboral más propicio, facilitando la conciliación de la vida personal y familiar. De nuevo se pone de manifiesto que las personas trabajadoras no deberán atender fuera de su jornada de trabajo, permisos, bajas, licencias o vacaciones, comunicaciones sobre asuntos profesionales. A lo que se añade que esta medida no será aplicable en caso de urgencia o de puestos de trabajo que tengan acordada disponibilidad.