Nadie duda que los smartphones personales han cambiado nuestra forma de vivir. Unas veces, son de gran utilidad, pero, en otras ocasiones, debido a su mal uso, se convierten en un instrumento destructivo con consecuencias negativas en todas las facetas de nuestra vida, y por supuesto, también en el ámbito laboral.

Tanto las pequeñas empresas como las microempresas -que son las que ocupan la gran parte del tejido productivo en España- son las que más uso hacen de los smartphones personales de los trabajadores. Por este motivo, es urgente que conozcan sus aspectos legales, para una adecuada gestión empresarial y evitar incumplimientos normativos que se traducen siempre en consecuencias económicas desastrosas, y que pueden provocar que su negocio se vea amenazado o debilitado. Veamos a continuación, cuáles son las principales cuestiones jurídicas a tener en cuenta:

1.En primer lugar, la gestión empresarial de los smartphones personales de la plantilla comienza en los momentos previos a la contratación. La empresa tiene que pensar cómo va a recoger los CV de las personas candidatas para respetar la normativa de protección de datos. O también cómo y dónde va a pedir el número de teléfono móvil del trabajador al iniciar el contrato de trabajo.

2.En segundo lugar, es muy importante que la empresa conozca las consecuencias del mal uso que pueden hacer los trabajadores de sus teléfonos móviles, aunque a priori le parezca que éste es un asunto ajeno al entorno laboral. Un mal uso puede provocar situaciones de IT (accidente al conducir o al caminar mirando el teléfono móvil o por hacer un uso abusivo del mismo). También, un mal uso puede ser el origen de la falta de rendimiento en el trabajo, o poner en peligro la seguridad y salud de todas las personas que se encuentren en la empresa. Incluso escribir mensajes inapropiados a través de mensajería instantánea o redes sociales puede poner en riesgo la seguridad de información de la empresa, o dañar la reputación empresarial e imagen corporativa, así como dar lugar a situaciones de ciberacoso. Por este motivo, es muy necesario que la empresa incorpore medidas preventivas y evitar despedir al trabajador por estos motivos.

3.En tercer lugar, resulta indispensable para la empresa conocer qué repercusiones tiene utilizar WhatsApp como vía de comunicación. Utilizar una forma de comunicar errónea durante la relación laboral puede tener consecuencias jurídicas, entre otras, sanciones por vulneración de protección de datos, indemnizaciones al trabajador cuando se acredite vulneración de derechos fundamentales, o la consideración de un despido improcedente por cuestiones de forma. Además, si la empresa tiene que dar un aviso a toda la plantilla, por ejemplo, ante situaciones urgentes, tiene que plantearse con carácter previo si WhatsApp es la mejor herramienta para realizar este tipo de comunicaciones. Del mismo modo, le tiene que indicar al trabajador cómo tiene que comunicarse con la empresa para avisar de cambios en el trabajo, así como establecer reglas para que se respete el derecho a la desconexión digital, no sólo cuando se utilicen medios que ponga a disposición la empresa, sino también desde los smartphones personales de los trabajadores.

4.En cuarto lugar, es conveniente que la empresa, cuando decida utilizar el teléfono móvil del trabajador como herramienta de trabajo (BYOD), realice una reflexión previa en clave jurídica, analizando los pros y contras de su utilización. De esta forma se evita el incumplimiento normativo, que podría traducirse en pérdidas económicas por ciberataques, sanciones administrativas, incluso reclamaciones económicas por parte de los trabajadores por incumplimiento de la normativa laboral. Entre otros aspectos legales, la empresa tiene que saber que, si quiere implantar el modelo BYOD, necesita el consentimiento expreso del trabajador. Y, además, que no puede pedir al trabajador que se instale cualquier App, pues antes de tomar esta decisión, la empresa tendría que realizar en cada caso un checklist de cumplimiento normativo. También es muy recomendable que, si la empresa decide implantar esta técnica, no lo haga sin antes implantar una política de seguridad de la información. Y, además, tiene que saber que los teléfonos móviles de los trabajadores no son gratuitos y que, si los quiere utilizar como herramienta de trabajo, tiene que compensar tales gastos.

5.En quinto lugar, el análisis del papel que desempeñan los teléfonos móviles personales en la acción colectiva, es de suma importancia. Por ejemplo, las empresas tienen que conocer también, entre otras cuestiones, que no le pueden facilitar los números de teléfonos personales de sus trabajadores a la representación unitaria y/o sindical, o evitar utilizar los números de teléfono personales de los representantes para comunicarse con ellos.

6.En sexto lugar, el smartphone personal puede ser un instrumento valioso para aportar pruebas ante la Inspección de Trabajo y, sobre todo ante el orden jurisdiccional social. De las posibles pruebas que el trabajador puede extraer de su teléfono móvil, WhatsApp es sin duda la más utilizada, aunque empieza a utilizarse también Google Maps. Es menos habitual aportar como medio de prueba una conversación grabada por el trabajador, o imágenes tomadas sin el consentimiento de las personas grabadas. También se utilizan imágenes, conversaciones desde redes sociales como Facebook, X, Instagram, aunque éstas las aportan más las empresas que los trabajadores. Todas ellas, en mayor o menor medida, se suelen presentar en procesos de despido y también en reclamaciones de cantidad, o para acreditar una situación de acoso laboral.

Además del conocimiento por parte de las empresas de estos aspectos legales, creo que es muy necesario, aunque de momento no es obligatorio por ley, que cada empresa elabore su propia política de uso de dispositivos móviles personales de los trabajadores. Entiendo que es urgente que las empresas actúen ya, sin esperar a modificaciones en la negociación colectiva o a cambios normativos, que, por supuesto, también son necesarios.

Todas estas cuestiones las he tratado en profundidad en la obra recientemente publicada en la editorial Tirant lo Blanch, titulada “Aspectos legales de la gestión empresarial de los smartphones personales”. Hoy en día, ante la proliferación de la IA generativa, es absolutamente necesario consultar este tipo de trabajos por la sistematización de su contenido y por el análisis exhaustivo y detallado de la doctrina judicial, de referencias concretas a la negociación colectiva, así como de resoluciones recientes de diferentes organismos. Sabemos que, cuando hacemos una consulta jurídica a la IA, se suele inventar párrafos de sentencias, informes y normas. Y no sólo es que conozcamos las “alucinaciones de la IA”, es que este enorme problema ya está llegando a los Tribunales (véase, entre otras, la reciente Sentencia de la Audiencia Provincial de Alicante, de 8 de octubre, o la investigación por parte de un Tribunal Superior de Justicia a un abogado ante una posible vulneración de las reglas de buena fe procesal por citar sentencias inexistentes e inventadas probablemente por la IA).