A partir de este mismo domingo (día 12 de mayo de 2019), y como consecuencia de la reforma introducida por el RD-Ley 8/2019, todas las empresas deben proceder al registro diario de la jornada de trabajo. Esta obligación está suscitando múltiples interrogantes en la práctica y a ellos trataremos de dar respuesta a lo largo de las siguientes líneas.
En primer lugar, con respecto al contenido de esta obligación, el registro debe reflejar el cómputo total de las horas de trabajo diariamente realizadas. Y, a tal efecto, debe dejar constancia de la concreta hora de inicio y de finalización de la jornada. No es, por tanto, aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa o los cuadrantes horarios elaborados para determinados períodos “pues éstos se formulan ex ante y determinarán la previsión de trabajo para dicho período, pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán ex post como consecuencia de la llevanza del registro de jornada” (Instrucción 3/2016 de la ITSS).
Ahora bien, si con la imposición del registro horario se pretende controlar la existencia de posibles abusos empresariales (realización de horas extras o incumplimiento de los límites de la jornada), lo lógico sería que dicho sistema igualmente dejara constancia de los momentos de descanso del trabajador dentro de la propia jornada. Y a tal efecto convendría distinguir: si ese período de descanso la empresa lo considera tiempo de trabajo efectivo, bastaría con controlar la hora de inicio y la hora de término de la jornada diaria. Sin embargo, si el período de descanso no se considera tiempo de trabajo y, en consecuencia, el trabajador deber recuperarlo, conviene dejar constancia de esa pausa pues, en caso contrario, el registro reflejaría que se ha realizado una jornada diaria superior a la acordada, lo que tendría unas claras consecuencias jurídicas (sanción por incumplimiento del derecho al descanso, abono de horas extraordinarias, cotización con carácter retroactivo, etc.).
De otro lado, según indica el art. 34.9 ET, este registro debe permanecer a disposición de las personas trabajadoras y de sus representantes legales. Y, de esta redacción, no parece desprenderse la obligación general de la empresa de entregar a los empleados ningún tipo de copia o de resumen del total de horas realizadas, sino más bien la obligación de permitir el acceso a esta información a todo aquel trabajador o representante que lo solicite. Esta afirmación, no obstante, debe ser matizada en dos concretos supuestos; concretamente, cuando estemos ante trabajadores a tiempo parcial y cuando del registro de jornada se evidencie la realización de horas extraordinarias pues, en tales casos, el legislador sí prevé una obligación adicional: la de entregar mensualmente al trabajador una copia del resumen de horas realizadas, junto con el recibo de nómina correspondiente [arts. 12.4.c) y 35.5 ET].
Igualmente, el art. 34 ET advierte que la empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de la Inspección de Trabajo durante ese tiempo; un período que hay que poner necesariamente en conexión con los plazos de prescripción previstos en los arts. 4 LISOS y 24 LGSS. En efecto, de los datos que se consignen en el registro de jornada se puede desprender la realización de horas extraordinarias. Si éstas no se han abonado a los trabajadores y, en consecuencia, no se ha cotizado por ellas, la Tesorería General de la Seguridad Social podría reclamar a la empresa la deuda correspondiente. Pues bien, la acción para exigir el pago de deudas por cuotas prescribe a los cuatro años ex art. 24.1.b) LGSS. Además, esta infracotización supone una infracción administrativa que igualmente prescribe a los cuatro años contados desde la fecha de su comisión (art. 4.2 LISOS).
En segundo lugar, y por lo que respecta al sistema de registro de la jornada, el legislador no impone una modalidad específica y confiere a la empresa una amplia libertad de elección de aquella que más se ajuste a sus concretas necesidades. No obstante, el ordenamiento sí que manifiesta una clara preferencia por una solución pactada. El propio precepto, de hecho, establece: “Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada”. Por lo tanto, el sistema sólo podrá decidirse de forma unilateral por la empresa ante la ausencia de regulación convencional o ante la falta de acuerdo colectivo. Pero es importante destacar que la falta de regulación de esta materia en el convenio colectivo o la inexistencia de representantes de los trabajadores, no exonera a la empresa de su obligación de registrar la jornada de trabajo.
Ahora bien, en la medida en que el registro de jornada supone un mecanismo de control de carácter bidireccional (pues no sólo pondría en evidencia los abusos de la empresa, sino también los posibles incumplimientos del trabajador), es obvio que se debe informar a los empleados de cuál es el sistema de control horario finalmente implantado en la empresa y se debe solicitar, con carácter previo, el informe de los representantes de los trabajadores [art. 64.5.f) ET]. Además, si el registro de jornada se hace mediante un software a incluir en dispositivos digitales se debe explicar a las personas trabajadoras el concreto funcionamiento del mismo (qué concretos datos archiva y cómo van a ser tratados) al objeto de evitar la vulneración de la normativa en materia de protección de datos.
En la práctica, serían admisibles medios de control “manuales” (registro en soporte papel con la firma del trabajador y, en la medida en que sea posible, de un supervisor) y medios electrónicos o informáticos (sistema de fichaje con tarjeta magnética, código QR o huella dactilar, control remoto a través de la monitorización del ordenador, de mecanismos de geolocalización o de aplicaciones instaladas en el teléfono móvil, etc.). Lo verdaderamente determinante al respecto -siguiendo con la Instrucción 3/2016 de la Inspección de Trabajo- es que el sistema de registro garantice la fiabilidad y la invariabilidad de los datos consignados en el mismo.
Si el trabajador no presta servicios de forma presencial en el centro de trabajo, se podría barajar un sistema de control a través de una aplicación que se instale en un teléfono móvil. Pues bien, ¿qué pasa si el trabajador no tiene móvil de empresa? ¿Se le podría imponer que utilizara el suyo personal? A este respecto, debemos aclarar que la necesidad de aportar medios propios (el móvil privado, por ejemplo) o datos de carácter personal (como es el número de teléfono o la dirección de correo electrónico en la que han de recibir el código de descarga de la aplicación informática que activa el sistema) parece cuestionable con base en la SAN 6-2-2019 (comentada en otra entrada de este mismo blog).
Además, debemos tener en cuenta que si el sistema implantado por la empresa pudiese entrar en colisión con el derecho a la intimidad de los trabajadores (por ejemplo, si la empresa controlara a quienes realizan un trabajo móvil o itinerante a través de un sistema de geolocalización o a quienes trabajan en un coworking a través de un sistema de monitorización de su ordenador) se deberá respetar, en todo caso, el triple juicio de proporcionalidad.
Con respecto al alcance subjetivo de esta obligación, el legislador no ha previsto a día de hoy ningún tipo de exención, pues alude genéricamente a garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora (con independencia, por tanto, de si es temporal o indefinida, de si realiza una jornada completa o parcial, de si tiene un horario fijo o flexible, continuado o partido). Habrá que esperar, no obstante, al desarrollo reglamentario de este precepto, pues el apartado séptimo de este mismo artículo admite que el Gobierno establezca especialidades en las obligaciones de registro de jornada, “para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran”.
Por último, solo resta advertir que el incumplimiento de la llevanza de registro se considera infracción administrativa grave sancionable con multa económica entre 626 y 6.125 €. Y, a tal efecto, es importante aclarar que la infracción es por empresa y no por trabajador afectado.
8 comentarios en «A partir de este domingo (12 de mayo de 2019) todas las empresas deben proceder al registro diario de la jornada de trabajo»
Y el uso de información biometrica como sistema de fichaje (huella dactilar, etc…). No son datos que la UE cataloga como parte de los derechos fundamentales del ciudadano?. Se podría negar entonces un trabajador a facilitar esa información?
Y el uso de información biometrica como sistema de fichaje (huella dactilar, etc…). No son datos que la UE cataloga como parte de los derechos fundamentales del ciudadano?. Se podría negar entonces un trabajador a facilitar esa información?
Pues yo creo que a mi empresa le va a salir más a cuenta pagar la multa que reconocer y pagar las horas extraordinarias…
Pues yo creo que a mi empresa le va a salir más a cuenta pagar la multa que reconocer y pagar las horas extraordinarias…
Muchas gracias, Maxi, por tu aportación. Desde luego, la cuestión que planteas es de suma actualidad e interés. Precisamente por ello, una colaboradora del blog (la profesora Ana Belén Muñoz Ruíz) publicará mañana mismo una entrada sobre el registro de jornada y la normativa de protección de datos. Te animo a que leas este post porque, sin duda, resolverá tu pregunta. Un saludo!
Muchas gracias, Maxi, por tu aportación. Desde luego, la cuestión que planteas es de suma actualidad e interés. Precisamente por ello, una colaboradora del blog (la profesora Ana Belén Muñoz Ruíz) publicará mañana mismo una entrada sobre el registro de jornada y la normativa de protección de datos. Te animo a que leas este post porque, sin duda, resolverá tu pregunta. Un saludo!
Estaré atento!!
Estaré atento!!